Assistant administratif des services (F/H)

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The offer description be low is in French

Contract type : Mobility

Level of qualifications required : A levels or equivalent

Fonction : Support functions

Corps d'accueil : Technicien de la Recherche (TR)

Level of experience : From 3 to 5 years

Context

Le centre de recherche de Paris, situé dans le 13ème arrondissement, conduit ses activités scientifiques en développant des partenariats étroits avec les meilleures équipes internationales, le monde de l’industrie et celui des services. Il tire parti d’échanges riches avec les nombreux acteurs scientifiques et économiques de la région parisienne (grandes écoles, universités prestigieuses, pôles de compétitivité mondiaux).

Assignment

Dans un contexte très dynamique, l’assistant.e administratif apporte un soutien de proximité au Service Transferts pour l'Innovation et Partenariats (STIP), et l'Inria Start-up Studio (ISS). Ce périmètre est bien entendu susceptible d'évoluer en fonction des besoins.

Sous l'autorité hiérarchique de la Secrétaire Générale et en lien étroit avec les membres des services STIP et de l'ISS, l'assistant.e administratif des services apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services. Elle.il facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs.
Elle.Il contribue à l'organisation de la vie du ou des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.
Elle.Il pourra être amené.e, en fonction du contexte, de l’environnement et de l’organisation du travail, à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques à certains services.

Main activities

Secrétariat :

  • Organiser les agendas et les déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements,…).
  • Gérer le courrier et les mails, filtrer les appels téléphoniques,…
  • Concevoir et assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs puis en analyser les données.
  • Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées

Organisation et gestion administrative :

  • Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes: planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions,…)
  • Contribuer à l’élaboration du budget du ou des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures).
  • Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l’activité du service, voire à des activités de support à la direction par délégation.
  • Assurer la « mémoire du service » (classement, archivage papier et numérique,…).
  • Coopérer sur des activités spécifiques avec un.e assistant.e de direction et/ou un.e autre assistant.e de services.

Skills

Savoirs

  • Connaître les procédures administratives et les réglementations de la fonction publique
  • Connaître les principes de gestion budgétaire
  • Avoir une connaissance de base concernant l'organisation liée à l'assistanat multi-services

Savoir-faire

  • Maîtriser les techniques de secrétariat
  • Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)
  • Maitriser l’anglais écrit et oral
  • S’organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
  • Planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers et projets
  • Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
  • Mettre en oeuvre les techniques de reporting
  • Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord
  • Mettre en oeuvre les techniques budgétaires
  • Appliquer les procédures administratives
  • Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche serait apprécié.

Benefits package

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle
  • Sécurité sociale