Assistante ou assistant de direction GRENOBLE ou LYON

Inria, l’institut national de recherche en sciences et technologies du numérique, s’assume au travers de son Contrat d’Objectifs de Moyens et de Performance 2024-2028 comme un outil de la souveraineté et de l’autonomie stratégique numérique de la Nation. Le renforcement des partenariats avec la sphère Sécurité/Défense de l’État est une priorité stratégique.

Dans ce contexte, Inria crée une direction Sécurité/Défense dont la mission est de fédérer, de façon la plus lisible et opérationnelle possible, les différentes actions d’Inria pouvant répondre aux besoins numériques de la sphère Défense et Sécurité.

Missions confiées :

• Assister en premier lieu la Directrice de INRIA D&S (Défense et Sécurité) dans l’organisation quotidienne de son activité,
• Assurer l’interface avec les directions, les centres et les acteurs extérieurs et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information.

• Apporter son soutien à l’organisation de la direction en assurant la gestion des déplacements de la Directrice et des autres membres de la Direction,
• Assurer la gestion et l’administration du parc de cartes affaires et de cartes achat,
• Organiser les réunions de la Direction et y participer,
• Rédiger les relevés de décision,
• Procéder aux achats : étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d'achat,
• Assurer le suivi des dossiers liés à l'activité de la Direction,
• Assurer la "mémoire" du service : classement, archivage papier et numérique,
• Administrer les espaces attribués à la Direction au sein des outils internes Inria,
• Recueillir, traiter et transmettre les informations aux membres de l'équipe,
• Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels non permanents en lien avec la DRH,
• Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches,
• Préparer l'arrivée des nouveaux entrants, les accueillir, les renseigner, les orienter, les guider,
• Initialiser les demandes d'autorisation FSD et en assurer le suivi pour les personnes de la Direction concernée,

• Accueil téléphonique et physiques des fournisseurs, et des partenaires,
• Gestion et suivi des factures, suivi du paiement,
• Gestion des documents de confidentialité en lien avec le service juridique (DAJ),
• Accueillir, renseigner et orienter les partenaires,

• Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils de bureautique et informatiques (Internet, Intranet,
  messagerie) ;
• Utiliser les techniques de communication écrite et orale;
• Mettre en oeuvre des techniques de synthèse (qualités rédactionnelles et d’analyse) de reporting et de suivi
  d’activité;
• Connaître et comprendre l'environnement de la recherche et le fonctionnement d’un établissement public;
• Savoir travailler en équipe/en réseau;
• Anticiper ses échéances et celles de sa hiérarchie;
• Appréhender les urgences et dégager les priorités;
• Réagir de façon appropriée aux situations d’urgence ou de
  crise;
• S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier) et mener plusieurs tâches simultanément, - Être rigoureuse) dans la réalisation de ses activités;
• Être proactif(ve) et faire preuve d’initiative;
• Être autonome;
• S’adapter aux évolutions (organisations, technologies) et aux différents interlocuteurs;
• Avoir de bonnes qualités relationnelles;
• Discrétion et respect de la confidentialité des échanges.

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle

Selon barême réglementaire INRIA, expérience profesionnelle et diplômes obtenus.