2022-05268 - Assistant administratif de services (H/F)
The offer description below is in French

Contract type : Fixed-term contract

Level of qualifications required : A levels + 2 years of higher education or equivalent

Fonction : Support functions

Corps d'accueil : Assistant Ingénieur (AI)

Level of experience : From 3 to 5 years

Context

Centre historique créé en 1967, le centre de recherche de Paris -Rocquencourt a quitté les Yvelines pour rejoindre de nouveaux locaux situés 2 rue Simone Iff, dans le 12ème arrondissement à Paris en janvier 2016 et s’est ainsi rapproché de ses partenaires académiques et industriels.


Le centre de recherche Inria de Paris, compte près de 600 personnes dont plus de 500 scientifiques répartis dans 34 équipes de recherche.


Centre dynamique et reconnu internationalement, il conduit ses activités scientifiques en développant des partenariats étroits avec les meilleures équipes internationales et le monde de l’industrie. Il favorise le développement économique de son écosystème en tirant parti d’échanges riches avec les nombreux acteurs scientifiques et économiques de la région parisienne (grandes écoles, universités prestigieuses, pôles de compétitivité mondiaux).

Assignment

Dans un contexte très dynamique, l’assistant.e administratif apporte un soutien de proximité au Service Transfert, Innovation et Partenariat (STIP), ainsi qu'aux porteurs de projets de startups d'Inria. Elle/il assure pour la responsable STIP et pour les porteurs de projets un rôle d'interface privilégiée avec les services de support et de soutien à la recherche. À ce titre, elle/il apporte conseil et aide au pilotage dans les domaines budgétaire, financier et RH, en garantissant le respect des procédures.

 

Elle/il participe aux nombreuses activités du STIP et de l'espace startup en apportant son concours en matière organisationnelle. Sa réactivité, son sens de la prise d'initiative et sa capacité à travailler de manière collaborative seront des atouts précieux à ce poste.

 

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable du service STIP et en lien étroit avec les Chargés de startups, l’assistant.e de service participe en équipe, au développement et à la mise en place de nouveaux process tout en étant garant de leur mises en œuvres et de leur amélioration continue de manière agile.

Main activities

1 - Assistance auprès du STIP et des porteurs de startup

  • Veiller au bon fonctionnement des services.
  • Accueillir lors du onboarding des nouveaux agents et porteurs de projet (accueil et renseignements, présentation des logiciels, fonctionnement Inria, gestion de la flotte d’ordinateurs, badge, cantine, gestion des salles de réunion …)
  • Assurer un relai organisationnel, relationnel et logistique
  • Conseiller et orienter les porteurs dans leurs besoins en interface avec les services support
  • Recueillir, traiter et transmettre les informations aux porteurs et membres de l'équipe
  • Suivi des déplacements en France et à l’étranger (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements, …).

2 - Suivi RH et recrutement

  • Accompagner le porteur dans ses demandes budgétaires de recrutement.
  • Constituer et suivre les dossiers de recrutement des personnels
  • Informer et orienter les personnels de l'équipe (permanents et non permanents) dans leurs démarches RH
  • Mettre à jour l'outil de gestion des effectifs (dans notre SIRH) et répondre à des demandes spécifiques (enquêtes, etc.)
  • Initialiser les demandes d'autorisation FSD et en assurer le suivi

3 - Aide au pilotage budgétaire, financier et juridique

  • Contribuer au suivi du budget des projets
  • Contribuer au suivi du budget du ou des services (suivre les dépenses, procéder aux achats en lien avec les porteurs et la DGD-I, étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d’achats et réception, approvisionnement en fournitures)
  • Reporting budgétaire trimestriel à la DGD-I des projets de startups financés
  • Gestion des conventions juridiques, de type convention d'hébergement, convention de prêt de matériel, convention de maturation, …
  • Rédaction, validation par le CPPI, et mise en signature auprès des services juridiques et archivage.
  • Gérer les référencements de logiciels en l'entrée et en sortie de projet, par le dépôt de logiciels auprès de l'Agence de Protection des Programmes.

4 - Communication, relations extérieures, événementiel

  • Organiser et coordonner en mode projet la mise en œuvre d'actions évènementielles, internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions, achat, …
  • Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
  • Créer et/ou mettre à jour les sites internet

5- Gestion de la vie à l'espace startups

  • Vous participerez aux réunions mensuelles de suivi de l’activité de l’espace startup en lien avec la direction fonctionnelle Startup Studio 
  • Suivi des entrées et sorties des agents
  • S’assurer de la bonne tenue des espaces
  • Gestion des commandes de fourniture liées au service STIP et à l’espace
  • Gestion achat et suivi des prêts de matériel vidéo et audio à usage des porteurs
  • Faire les demandes d’accès des salles de réunion aux nouveaux arrivé(e)s.
  • Tenir à jour les listes de diffusion mails.

 

Skills

  • Maîtriser les outils de bureautique et informatiques (Pack Office, internet, wiki, intranet, messagerie)
  • Mettre en œuvre les techniques budgétaires
  • Concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord
  • Prendre des notes et rédiger des comptes rendus
  • Maitriser l’anglais écrit et oral
  • Avoir une connaissance de base concernant l'organisation de l'environnement du monde de la recherche serait apprécié.

Benefits package

  • Restauration subventionnée
  • Transports publics remboursés partiellement
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
  • Accès à la formation professionnelle