2022-04823 - Chargé / chargée de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel
The offer description below is in French

Contract type : Civil Servants Mobility (EU) or Fixed-term contract

Renewable contract : Oui

Level of qualifications required : Graduate degree or equivalent

Fonction : Support functions

Corps d'accueil : Assistant Ingénieur / Ingénieur d'Etudes (AI/IE)

Level of experience : From 3 to 5 years

About the research centre or Inria department

La Direction des affaires administratives, financières et patrimoniales (DAFP) supervise et coordonne le fonctionnement financier, administratif et patrimonial de l'institut.

Composée d’un peu plus de soixante collaborateurs, elle dispose de plusieurs services : Budget et contrôle de gestion (SBCG), Achats et marchés (SAM), Dépenses (SD), Administration fonctionnelle du système de gestion financière et patrimoniale (SIAFP) ainsi que l’assistance aux utilisateurs (SAAFI), Patrimoine logistique (SPL), ainsi qu’une cellule Maîtrise des risques et d’un responsable Travel Manager.

Context

Le/la chargé.e de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel remplit sa mission sous la responsabilité de la Responsable du Contrôle Interne et de la Maîtrise des Risques, au sein de la DAFP.

En interne, il/elle est l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des directions fonctionnelles (DRH, DSI, DAJ), des centres de recherche et de l’Agence Comptable.

Assignment

Le/la chargée de gestion administrative et d’aide au pilotage opérationnel assiste la Responsable du Contrôle Interne et de la Maîtrise des Risques dans l’ensemble de ses missions, au sein de la DAFP.


Le/la chargée de gestion est en lien direct avec l'ensemble de ses interlocuteurs internes et externes. En particulier, il/elle peut solliciter directement les directions fonctionnelles et les centres de recherche de l'Institut, pour tout dossier qu'elle doit suivre ou coordonner.

Il/elle prend en charge les aspects administratifs et logistiques des activités.

Il/elle contribue au fonctionnement interne de l'institut en coordonnant, des activités d'ordre général telles que le suivi des plans d’actions et de décisions, et l’organisation de la clôture comptable annuelle.

Main activities

  • Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques : planification des activités,
    suivi des actions en cours et des plans d’actions ;
  • Participer aux réunions du Comité de Contrôle Interne, aux réunions mensuelles « Agent Comptable / DAFP », aux réunions de préparation et de pilotage des opérations de clôture ;
  • Rédiger les comptes rendus et les plans d’actions ;
  • Effectuer le suivi des plans d’actions ;
  • Contrôler l'application des règles et procédures administratives ;
  • Mettre en place un processus de contrôle interne sur les dossiers confiés (ex : ANR) ;
  • Mobiliser et coordonner les moyens humains (administratifs, logistiques et techniques) et matériels
    nécessaires à la réalisation des objectifs de la structure ;
  • Répondre aux enquêtes ministérielles ;
  • Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité ;
  • Assurer ou contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.

Skills

Connaissances :
Politique de recherche et d'innovation

Objectifs et projets de l'établissement

Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Droit public

Environnement et réseaux professionnel

Méthodologie de conduite de projet

Connaissances budgétaires générales

Finances publiques

Techniques d’achat

Techniques de communication

Compétences opérationnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

Réaliser des synthèses

Rédiger des rapports ou des documents

Conduire des entretiens et réunions

Élaborer des éléments de langage

Concevoir des tableaux de bord

Compétences comportementales :
Capacité d’organisation et d’anticipation

Aptitude au travail collaboratif

Rigueur / Fiabili

Benefits package

  • Navette gratuite depuis Paris ou Versailles, le matin et le soir.
  • Remboursement partiel des frais de transport public
  • Parking gratuit
  • Restaurant d'entreprise subventionné et sur site
  • Installations sportives sur site (gymnase, sport collectif, salle de musculation, squash)
  • Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (sur la base d'un temps plein)
  • Possibilité de télétravail ( 2 jours / semaine)
  • Aménagement possible du temps de travail (5 jours ou 4.5 jours / semaine)
  • Possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
  • Prestations sociales, culturelles et sportives (AGOS - Association de Gestion des Oeuvres Sociales d'Inria)
  • Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
  • Accès à la formation professionnelle

Remuneration

Poste ouvert aux agents titulaires de la fonction publique et aux agents contractuels.

La rémunération est calculée sur la base des règles statutaires.